Наши клиенты все вели в таблицах и на листочках, а сроки по отделам ВЭД и ОЛиТО контролировали через сообщения в мессенджерах.
Ребята хотели оцифровать все ведение процессов вспомогательных отделов через автоматические задачи и диспетчеризацию в едином окне, осуществлять контроль сроков и их успеваемость, настроить коммуникацию между отделами и службами.

Мы описали процессы продаж, закупок, ВЭД, ОЛиТО, тендеров, и выявили, что есть не только последовательные этапы, но и параллельное движение, что затруднило процесс интеграции в Битрикс24, но с помощью роботов автоматизации, нам удалось выстроить контроль сроков выполнения этапов, передачу данных по всем отделам
С помощью конструктора индивидуальных отчетов мы сформировали данные по тендерам, ВЭД, логистике.
Для успешной адаптации персонала подарили 5 видеообучений от нашей компании (сделки, задачи, отчеты, работа на портале, клиенты), а также провели онлайн обучение для клиента.

• Сформированы отчеты: сроки и этаы тендеров, плановые и фактические дедлайны закупок/поставок/доставок, АБС по клиентам, по эффективности сотрудников, остатки по складам.
• Сейчас процесс движется следующим образом: отдел развития запускает требуемый продукт на анализ в зависимости от типа продажи: тендер, прямой контракт, индивидуальные условия; далее при успешном анализе и релевантности продукта происходит заключение договора с клиентом и передача данных в отдел ВЭД и ОЛиТО для закупки и поставки из-за границы. При поставке груза происходит автоматический сбор данных дедлайнов и уведомление служб. При поставке и доставке на склад товара формируется отчет по условиям местонахождения груза (СВХ, внутренние склады, прямая поставка).
• Приятно отметить, что персонал вовлечён и прошел обучение по видеоурокам, а также изучил отчерченный бизнес процесс, а в первую очередь - выделили человека, отвечающего за работу процесса по обратной связи от всех служб и дирекции.

Полина, бизнес аналитик компании Авентель, - человек, кто инициировал создание данной автоматизации, вовлек персонал в работу, проникся всей детализацией работы Битрикс24 и контролирует весь процесс всех отделов.
Она регулярно продолжает обращаться к нам за улучшением процесса по новым задачам (например, автоматизация документооборота) и находится с нами не только в отношениях клиент-заказчик, а, как полноценный друг нашей организации.