Отчет руководителя: Коммерческие и управленческие показатели по продажам, менеджерам, клиентам

1. Общие настройки

В общих настройках сначала задаются постоянные правила определения оплаты и дополнительные условия, а затем выбираются текущие период и воронки для формирования отчёта.

1.1. Постоянные условия отчёта

Постоянные условия отчёта определяют постоянный параметр для отчётов: что именно в вашем Битрикс24 является признаком оплаты. На основании этого условия приложение рассчитывает количество и сумму оплат.
Эта настройка применяется по умолчанию ко всем отчётам. Обычно её достаточно задать один раз. Чтобы изменить сохранённое условие, разверните раздел «Постоянные условия отчёта».

Если сущность лидов в вашем Битрикс24 отключена, но работа с лидами организована в виде сделок отдельной воронки, укажите такие воронки в поле «Воронки, отвечающие за лиды». В этих воронках не должно быть обычных продаж. По выбранным воронкам приложение построит отдельный отчёт по лидам, используя сделки как замену сущности лида.

Можно выбрать одно из следующих условий:

При первоначальном заполнении обязательные условия применяются автоматически. После последующих изменений разверните раздел **«Постоянные условия отчёта»** и нажмите «Применить».

- По успешной стадии:

При этом условии приложение считает результатом продажи сделку, находящуюся в успешной стадии Битрикс24. После выбора условия появляется фильтр «В каких воронках успешные сделки отвечают за продажу». Укажите в нём только воронки продаж, чтобы исключить воронки подогрева, HR и другие процессы, в которых успешное завершение не является продажей.

Условие рекомендуется выбирать, если в вашем Битрикс24:
- не настроена автоматическая фиксация даты оплаты;
- нет обязательного пользовательского поля с датой оплаты;
- нет отдельной стадии сделки, однозначно означающей получение оплаты.

- Оплаченные стадии по воронкам:

Отметьте воронки и стадии, попадание на которые означает получение оплаты. Можно выбрать несколько стадий в нескольких воронках. Если нужные стадии называются «Оплата», «Оплачено», «Оплата получена» или имеют похожие названия, введите в поиске, например, «Опла...» — приложение покажет подходящие стадии для выбора.
Если в одной воронке выбрано несколько стадий, означающих оплату, и сделка прошла несколько из них в разные даты, датой оплаты считается дата самой первой пройденной выбранной стадии. Одна сделка учитывается как одна оплата и не дублируется при дальнейшем переходе по другим выбранным оплаченным стадиям.

Условие рекомендуется выбирать, если после оплаченной стадии сделка продолжает двигаться по процессу, например на этапы «Доставка», «Закрывающие документы», «Доплата» и другие. Даже если такая сделка ещё находится в работе, отчёт отразит оплату в периоде, когда сделка прошла выбранную оплаченную стадию.

- По пользовательскому полю «Дата оплаты»:

Выберите поле сделки, в котором хранится дата фактической оплаты. Нужное поле можно найти через поиск.

Условие рекомендуется выбирать, если в вашем Битрикс24 используется конкретное поле даты оплаты, которое:
- обязательно заполняет менеджер при получении оплаты; или
- автоматически заполняют роботы и автоматизации, настроенные вами или интегратором.

1.2. Необязательные рекомендуемые фильтры:

- Воронки, отвечающие за лиды — отображаются в необязательных фильтрах, если сущность лидов отключена. Выберите воронки, сделки которых должны рассчитываться как лиды.

- Поле, которое отвечает за сумму доплаты по клиенту — выберите пользовательское поле сделки, в котором указывается сумма доплаты.
- Стадии воронок, в которых есть наличие сделок с доплатой — укажите стадии, где могут находиться сделки, по которым должна быть получена доплата.

Важно: доплата может находиться не только в сделках на стадии «Доплата», но и на стадиях «На производстве», «В работе», «Получена оплата», «Частичная оплата» и других схожих стадиях после получения предоплаты, поскольку суммы доплат по ним также ожидаются в будущем.

Показатели доплат выводятся только при одновременном заполнении обоих условий: поля суммы доплаты и стадий сделок с доплатой.

- в «Отчёте по продажам» показатель «Оставшиеся Доплаты» содержит сумму доплат только по сделкам, вошедшим в «Сумму оплаченных сделок за период». «Приход без доплат» равен сумме оплаченных сделок за период за вычетом этих доплат;
- в «Отчёте по сделкам» показатель «Доплаты по выигранным сделкам» содержит сумму доплат только по сделкам, вошедшим в «Сумму выигранных сделок». «Приход без доплат» равен сумме выигранных сделок за вычетом доплат по выигранным сделкам.
При определении периода дополнительно проверяется первая дата перехода сделки в одну из выбранных стадий с доплатой.

2. Текущие настройки для отчёта

Текущие настройки для отчёта задают период и воронки, по которым строятся показатели. После выбора настроек нажмите «Сформировать», чтобы обновить соответствующие отчёты.
Во время загрузки кнопка «Сформировать» меняется на «Остановить». Нажатие на неё останавливает формирование и отменяет длительный запрос.
Если детализация, отчёт по клиентам или отчёт по клиентам с рисками загружается долго, не торопитесь: приложение дополнительно проверяет касания сделок. Немного потерпите — приложение проверит данные на актуальность за вас.

3. Вкладка «Отчёт по продажам и сделкам»

Выберите период и воронки, проверьте постоянные условия определения оплаты и нажмите «Сформировать».
Нажатие на заголовок сортирует таблицу. Стрелки по краям перемещают широкую таблицу горизонтально.
Значок ⓘ рядом с показателем открывает его расшифровку. Наведение показывает подсказку временно; щелчок закрепляет её до щелчка в другом месте.
Каждый отчёт выгружается своей кнопкой «Экспорт в Excel».
Числовые показатели сделок и лидов кликабельны. При наведении появляется подсказка «Детализация по показателю», а после щелчка под выбранной строкой раскрывается таблица связанных сделок или лидов. Для отчёта «Результаты касаний менеджеров» такая детализация не используется.

3.1. Отчёт по продажам

В разделе «Результаты за выбранный период», в отчёте «Отчёт по продажам», отображаются оплаты за выбранный период независимо от даты создания сделки. Таким образом, руководитель видит итоговый оборот компании по сумме и количеству чеков или оплат в текущем периоде:
- Сумма оплаченных сделок за период — итоговая сумма оплат в выбранном периоде: оплата поступила в выбранный период независимо от даты создания сделки;
- Количество оплаченных сделок за период — итоговое количество оплат, зафиксированных в выбранном периоде;
- при настроенных условиях доплаты «Оставшиеся Доплаты» берутся только по этим оплаченным сделкам, а «Приход без доплат» является разницей между суммой оплат и оставшимися доплатами.

3.2. Отчёт по сделкам

В отчёте «Отчёт по сделкам» отражается состояние сделок, созданных в выбранный период:

- Сделок создано — сделки с датой создания внутри выбранного периода;
- Количество выигранных сделок — оплаченные сделки, одновременно созданные и оплаченные в периоде. Показатель позволяет оценить, сколько оплат получено по сделкам, созданным в этом же периоде, и эффективность созданных сделок. Не путайте его с количеством оплат по сделкам любой даты создания. Конверсия считается от количества созданных сделок;
- Сумма выигранных сделок — сумма сделок, одновременно созданных и выигранных в выбранном периоде. Не путайте её с показателем **«Сумма оплаченных сделок за период»**, который учитывает оплаты по сделкам независимо от даты их создания;
- Сделок в работе — созданные в периоде сделки, которые остаются активными; конверсия считается от созданных сделок;
- Сумма в работе — потенциальная сумма активных сделок;
- Проиграно — созданные в периоде сделки, закрытые без продажи; конверсия считается от созданных сделок;
- Сумма проигранных — сумма проигранных сделок.
- при настроенных условиях доплаты **«Доплаты по выигранным сделкам»** берутся только по выигранным сделкам этого показателя, а **«Приход без доплат»** является разницей между суммой выигранных сделок и доплатами по ним.

3.3. Отчёт по лидам

Если лиды включены, блок «Лиды (если включены) за выбранный период» показывает созданные лиды, лиды в работе, качественные и проигранные лиды. Конверсии считаются от созданных лидов.

Если лиды на портале отключены, в блоке появляются фильтры периода и «Воронки, отвечающие за лиды». Выберите период и воронки без выбора стадий, затем нажмите «Применить». Вместо лидов приложение рассчитает созданные, находящиеся в работе, успешно завершённые и проигранные сделки выбранных воронок по тому же принципу, что и показатели лидов.

3.4. Доля продаж и экспорт

«Доля продаж по выбранному показателю» распределяет сумму оплат по воронке, товару или выбранному списочному полю сделки. «Экспорт в Excel» выгружает конкретный отчёт вместе с его периодом и фильтрами

4. Вкладка «Отчёт по менеджерам»

1. Отчёт показывает только сотрудников, доступных пользователю по структуре, внутренней роли приложения и CRM-правам Битрикс24.
2. В фильтре «Менеджеры» можно последовательно найти и выбрать нескольких сотрудников.
Сворачиваемая диаграмма по сделкам по умолчанию показывает долю суммы оплат каждого менеджера. В её фильтре доступны только показатели сделок менеджеров.

Нажатие на заголовок сортирует таблицу. Стрелки по краям перемещают широкую таблицу горизонтально.
Значок ⓘ рядом с показателем открывает его расшифровку. Наведение показывает подсказку временно; щелчок закрепляет её до щелчка в другом месте.
Каждый отчёт выгружается своей кнопкой «Экспорт в Excel».
Числовые показатели сделок и лидов кликабельны. При наведении появляется подсказка «Детализация по показателю», а после щелчка под выбранной строкой раскрывается таблица связанных сделок или лидов. Для отчёта «Результаты касаний менеджеров» такая детализация не используется.

4.1. Результаты по сделкам менеджеров

- Количество оплат — итоговое количество оплат в выбранном периоде независимо от даты создания сделок;
- Сумма оплат — итоговая сумма оплат в выбранном периоде независимо от даты создания сделок;
- Создано сделок — сделки, созданные в выбранном периоде и закреплённые за менеджером;
- Выиграно сделок — количество оплаченных сделок менеджера, которые одновременно созданы и оплачены в выбранном периоде. Не путайте этот показатель с «Количеством оплат», куда входят оплаты по ранее созданным сделкам;
- Сумма выигранных — сумма сделок менеджера, одновременно созданных и выигранных в выбранном периоде. Не путайте этот показатель с **«Суммой оплат»**, которая учитывает оплаты независимо от даты создания сделки;
- Сделок в работе и Сумма в работе — активные сделки из созданных в периоде;
- Проиграно и Сумма проигранных — потери по сделкам, созданным в периоде;
- в итоговой строке конверсии выигранных, активных и проигранных сделок считаются от итогового количества созданных сделок.

4.2. Результаты по лидам менеджеров

«Результаты по лидам менеджеров» показывают созданные, активные, качественные и проигранные лиды по ответственным. Если лиды на портале отключены, в самом разделе появляются фильтры периода и «Воронки, отвечающие за лиды». После выбора периода, воронок и нажатия «Применить» таблица и диаграмма рассчитываются по сделкам этих воронок как по заменяющим лидам сущностям.

4.3. Результаты касаний менеджеров

- Количество звонков — все входящие и исходящие звонки;
- Результативные звонки — звонки, в которых сотрудник дозвонился;
- Успешные звонки — звонки, фактическая длительность которых в детализации телефонии Битрикс24 строго больше выбранного значения: 30 секунд, 40 секунд или 60 секунд (одной минуты). Дополнительный статус звонка для этого показателя не применяется;
- Минуты разговоров — суммарная длительность разговоров;
- Письма и Чаты с клиентами — соответствующие касания. Через «Подробнее» раскрываются направления звонков и писем, а также инициатор чата.

4.4. Доля касаний по менеджерам

«Доля касаний по менеджерам» распределяет выбранный показатель касаний между сотрудниками и перестраивается автоматически.

5. Вкладка «Отчёт по клиентам»

1. Выберите отчёт по контактам или компаниям. Для розницы рекомендуются контакты, для опта, B2B и B2P — компании.

2. Период, воронки и условия оплаты подставляются из общих настроек, но ABC-отчёт запускается своей кнопкой «Сформировать» и формируется автономно.
Числовые показатели поддерживают встроенную детализацию. Щёлкните по значению, чтобы под строкой клиента увидеть связанные сделки.
Название компании или контакта открывает карточку клиента в Битрикс24.
Значок ⓘ рядом с показателем открывает его расшифровку. Наведение показывает подсказку временно; щелчок закрепляет её до щелчка в другом месте.
Каждый отчёт выгружается своей кнопкой «Экспорт в Excel».

5.1. Отчёт по Важным клиентам (отчёт ABC)

В таблицу попадают только клиенты с одной или более оплатами в периоде независимо от даты создания оплаченной сделки.
Показатели означают:
- Создано сделок — сделки клиента, созданные в периоде;
- Количество оплат — итоговое количество оплат клиента в выбранном периоде независимо от даты создания оплаченных сделок;
- Сумма оплат — итоговая сумма оплат клиента в выбранном периоде независимо от даты создания оплаченных сделок, а также доля клиента в общей сумме оплат отчёта;
- Сделок в работе — все активные сделки клиента независимо от периода;
- Сумма в работе — потенциальная сумма активных сделок;
- Проиграно и Сумма проигранных — количество и сумма проигранных сделок.
«Показать ещё 10», «Показать все», страницы и стрелки открывают полный список. Итог учитывает всех клиентов отчёта, включая скрытых на других страницах.

5.2. Клиенты, на которых стоит обратить внимание

Отчёт строится по собственным условиям риска и не зависит от общих фильтров других отчётов. Сначала выберите одно или несколько условий, затем укажите целые воронки либо отдельные стадии, в которых нужно искать сделки.
Если у клиента несколько подходящих сделок, каждая выводится отдельной строкой. Длинные названия сокращаются многоточием и раскрываются при увеличении ширины столбца.

Условия отсутствия движения:

Помогут найти сделки, которые длительное время не обрабатываются и не переходят на следующую стадию.

Для этих условий проверяется дата последнего перехода сделки между стадиями. Звонки, письма, задачи, комментарии и изменение других полей не считаются движением по стадии.

- Нет движения сделки более одного месяца

активная сделка находится в текущей стадии более 30 дней.

- Нет движения сделки более трёх месяцев

активная сделка находится в текущей стадии более 90 дней.

- Нет движения сделки более одного года

активная сделка находится в текущей стадии более 365 дней.

Условие отсутствия активной сделки:

Поможет найти клиентов, которые уже покупали, но сейчас менеджер не ведёт по ним активную сделку.

- Нет открытых сделок

у клиента есть успешная сделка в выбранных воронках, но сейчас нет ни одной активной сделки в этих воронках.

Условия по сумме активной сделки:

Помогут найти активные сделки с нужной суммой, чтобы отдельно проконтролировать и при необходимости ускорить их движение или оплату.

Суммы сделок в другой валюте пересчитываются в рубли по курсам Битрикс24. При выборе нескольких условий достаточно соответствия хотя бы одному из них.

- Сумма сделки от 50 до 100 тыс.

активная сделка на сумму от 50 000 до 100 000 ₽ включительно.

- Сумма сделки от 100 до 500 тыс.

активная сделка на сумму от 100 000 до 500 000 ₽ включительно.

- Сумма сделки от 500 тыс. до 1 млн

активная сделка на сумму от 500 000 до 1 000 000 ₽ включительно.

- Сумма сделки от 1 000 000

активная сделка на сумму от 1 000 000 ₽

- Сумма сделки от 5 000 000

активная сделка на сумму от 5 000 000 ₽

Назначения столбцов таблицы:
- Сумма оплат за всё время — сумма успешных сделок клиента;
- Наличие активной сделки — количество активных сделок клиента;
- Дата последнего изменения данных сделки/лида — последняя дата изменения стадии либо пользовательского поля в карточке сделки или лида. События задач в этот показатель не входят;
- Дата последнего касания по сделке/лиду — наиболее позднее допустимое касание, непосредственно отражённое в конкретной сделке или лиде. Учитываются входящие, пропущенные и исходящие звонки, отправленные исходящие письма, а также создание, завершение и переписка открытой линии. Активности, привязанные только к контакту или компании, не учитываются;
- Сумма сделки, Стадия сделки и Воронка относятся к найденной сделке.

6. Вкладка «Права приложения»

1. Приложение не расширяет системные права Битрикс24.
2. Администратор приложения видит всех и управляет ролями. Администраторы Битрикс24 добавляются автоматически. Администратором приложения можно назначить сотрудника, который не является администратором портала; это не выдаёт ему права администратора Битрикс24.
3. Руководитель определяется автоматически по руководству отделом либо нахождению в подразделении «Руководители» или «Заместители». Его также можно назначить вручную. Он видит свою зону, дочерние отделы и все уровни ниже.
4. Менеджер видит только собственные сделки, лиды, клиентов и касания.
5. Для CRM-сущностей менеджером считается ответственный. Для письма учитывается сотрудник, который отправил или получил сообщение, а не владелец почтового ящика.
6. Для изменения ролей отметьте сотрудников и нажмите «Сохранить права». Один сотрудник может находиться только в одной роли.

Почему выбирают нас?

Потому что с нами Вы получите бонусы и настройки под ключ от Платинового представителя 1С-Битрикс24

Подарок: Описание процесса или аудит текущей системы

Подарок: База знаний по работе в программе

Подарок: Гарантия и сопровождение проекта

CRM-форма появится здесь

Реквизиты

ИП Дрынкин Андрей Александрович

ИНН: 166019456399
ОГРН: 323169000091124
Директор: Дрынкин Андрей Александрович
Юр адрес: 420061, РОССИЯ, РЕСП ТАТАРСТАН, Г КАЗАНЬ, УЛ РАЗВЕДЧИКА АХМЕРОВА, Д 3А, КВ 77